¿Alguna vez usted se ha preguntado cómo se administraban los territorios de la Corona Española en América durante el periodo colonial? Imagine tan sólo la problemática de mantener un control sobre los viajes comerciales, el tránsito de personas o sobre la urbanización en las ciudades dentro de un territorio que abarcaba gran parte del continente americano.

Si nunca se ha hecho tales preguntas, quizá le sorprenda saber que el Virrey no era la única autoridad en la Nueva España, sino que existieron otras autoridades bien diferenciadas como el Real Consejo de Indias o la Casa de Contrataciones y que además, en Sevilla existe un archivo que conserva más de cuarenta y tres mil legajos, instalados en ocho kilómetros lineales de estanterías, con unos ochenta millones de páginas de documentos originales que dan cuenta de estos acontecimientos del pasado.

Gracias a ese monumental archivo se tiene acceso a más de tres siglos de historia documentados desde la posición de las instituciones e instancias reales de España y que nos ofrecen una perspectiva de los sucesos políticos, sociales y económicos de los pueblos, que dieron paso a la conformación de los actuales países latinoamericanos.

Ejemplos como este nos sirven para dar cuenta de la importancia de conservar los archivos oficiales y de la trascendencia cultural que reviste su adecuada preservación. Sin embargo, los registros oficiales y demás documentos públicos no siempre son vistos con el mismo interés que una pieza arqueológica o una construcción antigua dada su naturaleza gubernamental, dejándose de lado el hecho de que la recopilación y organización de tales documentos conlleva beneficios no sólo de índole histórico, sino también una serie de ventajas administrativas y de investigación.

A diferencia de hace algunos años, la cantidad de información oficial que se maneja hoy en día, muchas veces causa confusión entre los ciudadanos, quienes pese a tener la posibilidad de solicitar información directamente a sus autoridades, llegan a terminar con un cúmulo de documentos desarticulados entre si, dado lo extenso y desorganizado que llegan a presentarse los distintos archivos oficiales.

Por un lado, puede ser entendible que la transición de poderes o la renovación del personal que labora en las diferentes esferas de la administración pública, se convierta en una situación que por falta de una metodología adecuada, genere la desorganización o pérdida de documentos que respalden el trabajo realizado; pero jamás se podrá justificar el pensamiento de algunos servidores públicos de que la información sólo es propiedad de ellos y por lo tanto al finalizar sus funciones, pueden destruir o borrar información que en realidad es de carácter pública. Hoy en día con los avances tecnológicos existen nuevos procesos que facilitan la debida conservación y clasificación de la información.

Desde el año 2006 al 2008, la autoridad con mayor número de solicitudes de información recibidas fue la Secretaría de Finanzas con 412, seguida por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes con 249, la Secretaría de Educación del Estado con 199 y la Procuraduría Genn, convirtiendo el derecho a saber en un elemento que contribuye a combatir la corrupción y fiscalizar el desempeño de sus gobernantes.

Adicionalmente un catalogo ordenado de este tipo de documentos facilitaría a los ciudadanos formular un análisis crítico de las actividades que durante un periodo de gobierno se desarrollaron, ya que la distribución de la información documental sería tal que la autoridad gubernamental estaría sujeta a un examen permanente sobre su desempeño por parte de la sociedad.

En otras palabras, el resguardo de los archivos oficiales contribuye no sólo a tener una percepción histórica del trabajo gubernamental, sino también a reforzar la interacción entre gobierno y ciudadanía, acercando a la población a las actividades cotidianas del gobierno y a transparentar su actuación. Lo anterior ha generado la creación, en varios estados de la República de las llamadas Leyes de Archivos Oficiales.

En términos generales, todas esas leyes comparten la intención de ordenar, preservar y permitir la difusión de los documentos que constituyen el patrimonio histórico, cultural y administrativo de las distintas entidades federativas. Igualmente, todas las disposiciones citadas tienden a crear un modelo común de gestión que se aplique para las dependencias de gobierno y de una comisión u oficina encargada de establecer las directrices de selección, para ordenar y catalogar los documentos existentes y terminar por crear una red de información accesible para todas las personas. De esta forma los ciudadanos tienen a su alcance una herramienta que les proporciona información de forma ágil y ordenada, gracias al escrutinio y sistematización a que ha sido sometida con anterioridad.

En Puebla, fue en 1985 cuando se aprobó la ley que crea el Sistema Estatal de Archivos, sin embargo esta ya ha sido superada por la realidad. De decidirnos a impulsar una nueva Ley de Archivos Oficiales, la experiencia adquirida a nivel federal y por otras entidades, sería de gran ayuda para afrontar el reto, pero no se deben dejar de lado las voces de los expertos en archivística, biblioteconomía, informática, análisis y diseño de la información, así como las autoridades relacionadas directamente con el desarrollo o la aplicación del proyecto.

En todo caso, la importancia de adoptar en Puebla una nueva ley de archivos, radica en el reconocimiento de la información oficial como un elemento fundamental para el desarrollo democrático en correspondencia con el derecho a la información pública y como una forma de pensamiento en que el resguardo de nuestro patrimonio documental se convierta en el resguardo de nuestra memoria histórica.

Las ventajas de tener los archivos debidamente ordenados, evitará la perdida de documentos y duplicidad de los mismos, y esto se verá reflejado en la transparencia de la información, ya que no podrán los servidores públicos argumentar que no cuentan con la información, que no la encuentran o que la perdieron, como en muchos casos se ha dado.

Ojala que pronto tengamos noticias del poder legislativo.