El lunes inició el interesante foro “Sin archivos no hay transparencia” en el que especialistas y académicos analizan y discuten diversos temas relacionados con este aspecto toral para el efectivo acceso a la información.
Desafortunadamente, la inauguración del foro coincidió con la firma de un convenio entre el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) y la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP) que acaparó la atención de los medios de comunicación. Por lo que la información sobre el debate en torno a los archivos –un tema de suyo árido para legos- pasó prácticamente desapercibido en la prensa.
El nombre completo del foro es “Primer foro Legislación Archivística: Consolidación del derecho a la información pública” e intervinieron en la organización el Comité de Archivo y Biblioteca del H. Congreso del Estado, la Comisión para el Acceso a la Información Pública (CAIP), la Casa de la Cultura Jurídica “Ministro Ernesto Solís López” de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, la Comisión de Biblioteca y Archivos e Instituto de Estudios Judiciales del Poder Judicial del Estado de Puebla, el Archivo General y Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del H. Ayuntamiento de Puebla, y el Archivo Histórico Universitario de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Después de la inauguración, Guillermo Jiménez Morales dictó la conferencia magistral “Una memoria viva, los archivos del estado de Puebla”. Posteriormente se realizó la mesa redonda “Legislación archivística en la administración pública”, en la que participaron Pilar Pacheco Zamudio, directora del Archivo General del Estado, con el tema “La selección documental en las tres etapas del ciclo vital”; Hugo Cortés Santiago, director del Archivo General Municipal, que abordó el tema “Actualización del marco normativo”; y María Eugenia Cabrera Bruschetta, del Centro de Documentación Jurídica del Instituto de Estudios Judiciales del H. Tribunal Superior de Justicia, quien expuso la “Propuesta de la creación del Archivo Histórico del Poder Judicial del Estado y su Reglamentación”.
Al ser entrevistada por Norma Marcial, de El Sol de Puebla, Pilar Pacheco explicó que muy pocos ayuntamientos del estado –aproximadamente el 25 por ciento- resguardan sus archivos de manera adecuada, porque la mayoría no invierte en su preservación.
La directora del Archivo General del Estado subrayó la importancia de destinar recursos al rescate de los archivos municipales ya que muchos se maltratan o pierden al ser almacenados en lugares inapropiados.
Para muestra, y esto es de mi cosecha, no lo dijo la doctora Pacheco, tenemos el caso tratado en el Congreso del Estado la semana pasada, de un presidente municipal sancionado por sacar documentos del ayuntamiento para protegerlos de la toma de palacio. Los documentos deben estar perfectamente resguardados.
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Los archivos históricos deben contar con recursos que permitan la infraestructura óptima y la capacitación adecuada de los encargados, así como su eventual digitalización que permita almacenarlos en formatos que no ocupen demasiado espacio y garanticen su conservación.
Ayer se llevaron a cabo las mesas “Los archivos eclesiásticos e históricos” –en la que intervinieron Sergio Fuentes Gutiérrez, Bolfy Cottom Ulin, Guillermo Rodríguez y Alfonso Yáñez Delgado- y “Archivos universitarios y su legislación” –a cargo de Baldomero Carrera y Óscar Iraia-; así como las conferencias magistrales “Lineamientos para el cuadro de clasificación archivística, dictada por Araceli Alday García, y “Microfilmación y digitalización” por Fernando Hernández.
Hoy, miércoles 3 de septiembre, en el Paraninfo de la BUAP tendrá lugar, a las 9:30 horas, la mesa “Acceso a la información pública y archivos públicos”. En ella, Eloy Dewey Castilla, consejero presidente del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública, expondrá el tema “La revolución silenciosa de la administración pública con archivos modernos”. A las 10:00 horas, la comisionada ciudadana del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal hablará sobre “La regulación de los archivos en el Distrito Federal”; y Antonio Juárez Acevedo, comisionado presidente de la Comisión para el Acceso a la Información Pública (CAIP) tratará el tema “Actualización de archivos públicos como condicionante del pleno acceso a la información”. Finalmente, a las 11:45, el diputado Joel Jaime Hernández Ruiz, presentará la “Propuesta de iniciativa de la Ley Documental del Estado de Puebla” y las 13:00 se realizará la relatoría del foro y su clausura.
Con respecto a la relación entre acceso a la información pública y archivos, mucho se ha comentado que antes de aprobar una ley de transparencia y acceso a la información, los gobiernos deberían contar con leyes de archivos, que ordenaran la adecuada catalogación, conservación y destrucción en su caso de documentos, expedientes y archivos. Y una vez que los documentos estuvieran en orden, entonces sí, garantizar su acceso a través de leyes. Desafortunadamente, en México el proceso fue al revés, primero se aprobaron las leyes de transparencia, en las que se dan directrices muy generales sobre los archivos, y la aprobación de leyes de archivos ha quedado rezagada.
Los funcionarios han tenido que arreglárselas como pueden para catalogar los documentos. Esto sería más fácil con leyes adecuadas. En Puebla contamos con normas sobre el tema pero que abordan temas administrativos y no prácticos. Esperemos que la iniciativa de ley documental para el estado regule la preservación de los archivos históricos, pero también sea una guía para la catalogación de los documentos vivos, de aquéllos a los que las personas tienen acceso gracias a la ley de transparencia pero cuya búsqueda y clasificación no siempre permiten su consulta pública.
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